Protocollo
Il Protocollo è l'ufficio preposto al ricevimento e alla spedizione di tutta la corrispondenza dei vari uffici comunali, le sue funzioni principali sono la registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscita, la numerazione progressiva e immodificabile degli stessi e la loro catalogazione nonché l'assegnazione ai settori competenti. In questo modo viene prodotto un registro protocollo che contiene tutte le informazioni essenziali relative al documento.
Il Protocollo ha un duplice valore, giuridico probatorio e gestionale. Nel primo caso certifica che un determinato documento e' autentico, cioè è possibile attribuirgli una provenienza certa ed una data certa, il valore gestionale è determinato invece dall'attività di classificazione del documento che consente di inserirlo nel contesto del procedimento e quindi in relazione con tutti i documenti in qualche modo correlati.
Per gli enti locali il protocollo è regolato dalla Circolare del Ministero degli Interni n. 17100-2 del 01.03.1987 avente ad oggetto "Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell'archivio per gli uffici comunali" (cosiddetta "Circolare Astengo") e dalle riforme apportate dal DPR 428/98 e dal DPR 445/2000 concernenti il Protocollo Informatico.
La Circolare Astengo prescrive la classificazione in quindici categorie, suddivise in classi e fascicoli.
Il DPR 428/98 e il DPR 445/2000 introducono il Protocollo Informatico definito dal legislatore come "l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti", in sostanza è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall'amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo.
La normativa inerente il protocollo informatico è vasta e se ne possono trovare descrizioni dettagliate sia sulle pagine web del Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie che su quelle del Centro di Competenza CNIPA. Quelle più rilevanti sono:
La legge 7 agosto 1990, n. 241 in materia di trasparenza amministrativa, la direttiva del MIT 9 dicembre 2002, la Deliberazione CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004, riportante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali e il Decreto Legislativo del 30 dicembre 2010, n. 235 contenente il nuovo Codice dell'amministrazione digitale.

Archivio
L'archivio è il complesso di documenti attinenti l'attività svolta dal Comune. Mentre l'archivio di deposito comprende i procedimenti conclusi definitivamente, l'archivio corrente, che si trova in ogni ufficio comunale, raccoglie i procedimenti iniziati e non compiuti. Le norme relative all'ordinamento degli Archivi di Stato e degli altri enti pubblici territoriali sono contenute nel D.P.R. 30.09.1963 n. 1409. L'archivio storico è ubicato presso i locali di Corso della Libertà e comprende gli atti fino al 1960. Anche l'archivio di deposito è ubicato nei locali di Corso della Libertà, al piano interrato ed è oggetto di riordino ed inventariazione da parte di un esperto appositamente incaricato da questa Amministrazione Comunale.

PEC
Il Comune di Mondolfo ha attivato una casella di Posta Elettronica Certificata (detta anche PEC) per velocizzare le procedure amministrative con il cittadino e le imprese.
La PEC è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da aggiungere un valore legale ai messaggi. La PEC è nata con l'obiettivo di trasferire su digitale il concetto di “Raccomandata con Ricevuta di Ritorno”.
L’utilizzo della posta elettronica garantisce velocità di consegna rispetto alla posta tradizionale. La comunicazione ha valore legale solo se inviata da PEC e ricevuta da PEC.
Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 06.05.2009 stabilisce che a ciascun cittadino, che ne faccia richiesta, il Dipartimento per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e per l'innovazione tecnologica assegni a titolo non oneroso un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, da utilizzare per tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.
I principali riferimenti normativi sono da ricondurre al nuovo Codice dell'Amministrazione digitale approvato con Decreto Legislativo del 30.12.2010, n. 235.

Per ulteriori informazioni visita l'apposito Sito Internet istituito dal Governo Italiano:

http://www.postacertificata.gov.it